Osoby prowadzące działalność gospodarczą powinny wiedzieć, w jaki sposób niszczyć dokumentację papierową w firmie, aby działanie to było zgodne z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa. Przy wdrożeniu procesu niszczenia dokumentacji firmowej, należy także uwzględnić obowiązujące RODO.
Jak utylizować odpady papierowe w firmie?
Powstawanie, a także przetwarzanie dokumentacji papierowej jest procesem całkowicie naturalnym, który dotyczy wielu przedsiębiorstw, niezależnie od rodzaju prowadzonej przez nie działalności gospodarczej. Należy pamiętać, że bardzo duża ilość tych dokumentów, zawiera dane wrażliwe dla przedsiębiorstwa poufne, tajne, a także te, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce. Chodzi tutaj przede wszystkim o cyberprzestępców i osoby, które czerpią korzyści materialne z sabotowania działalności niektórych przedsiębiorstw. Odpowiednie niszczenie dokumentacji firmie może odbywać się poprzez korzystanie z pomocy przedsiębiorstw oferujących mobilne niszczenie dokumentacji. W przypadku niewielkiej ilości dokumentów, należy cyklicznie utylizować odpady papierowe w firmie poprzez użycie do tego celu specjalnych maszyn. Są to niszczarki zgodne z RODO, dzięki którym można pozbyć się zalegających dokumentów papierowych. Niszczenie dokumentacji w firmie jest bardzo ważne, ponieważ w myśl RODO, nie wolno przechowywać danych osobowych przez okres dłuższy, niż jest to wymagane odpowiednimi przepisami.
Utylizacja danych firmowych dla korporacji, dużych przedsiębiorstw i firm z MŚP
Po upływie wyznaczonego terminu dokumenty papierowe zawierające dane osobowe, powinny być niszczone zgodnie z obowiązującą w Polsce normą DIN 66399 w trzecim stopniu tajności P3. Celowe pomijanie tych wymogów bądź też zaniechanie tej procedury może grozić przedsiębiorstwu poważnymi konsekwencjami prawnymi, ponieważ tego typu utylizacja dokumentów firmowych jest niezgodna z prawem. Niedostosowanie się do postanowień RODO i nieprzestrzeganie normy DIN 66399 w kwestii utylizacji dokumentów firmowych zawierających dane osobowe, skutkuje sankcjami za nadużycia dotyczące przetwarzania danych osobowych i niestosowania się do wprowadzonych wytycznych. Oznacza to, że na przedsiębiorstwa może zostać nałożona kara grzywny w wysokości, nawet do 10000000 € bądź też 2% osiąganych rocznie przychodów, które generuje dane przedsiębiorstwo. Należy pamiętać, że właściciele przedsiębiorstw powinni zadbać o to, aby prawidłowo przechowywać, zabezpieczać, a także niszczyć dokumenty. Procedura ta powinna być opracowana dla każdej firmy poprzez wprowadzone regulaminy wewnętrzne. Utylizacja danych firmowych zgodnie z wymogami RODO dotyczy zarówno bardzo dużych przedsiębiorstw, jak i firm działających w tak zwanym sektorze MŚP.
Niszczarki do dokumentów zgodne z RODO — rozwiązanie dla małych firm
Firmy, które nie posiadają spore ilości dokumentów do utylizacji, mogą je samodzielnie niszczyć. Pozwala to na pozbycie się zalegających odpadów papierowych wymagających zagospodarowania, co z pewnością nie jest komfortowym rozwiązaniem, w przypadku firm posiadających niewielką ilość pomieszczeń przeznaczonych do przechowywania dokumentacji biurowej. Niszczarki do dokumentów powinny być dopasowane do utylizacji, zarówno dokumentacji papierowej, jak i płyt CD /DVD, a także kart kredytowych. Warto zainwestować w niszczarki zgodne z RODO, dzięki którym można dopasować się do obowiązujących przepisów, dotyczących bezpiecznej utylizacji dokumentów.
Nowoczesne niszczarki firmowe mogą mieć różne parametry techniczne. W przypadku firm generujących sporą ilość odpadów papierowych, sprzęt ten powinien być dopasowany do jego indywidualnych potrzeb. Oznacza to, że musi być on znacznie wydajniejszy i móc szybciej niszczyć dużą ilość dokumentacji. Jednoosobowe firmy, a także małe spółki cywilne mogą zdecydować się na niszczarki, które są w stanie zutylizować kilka stron naraz. Urządzenia te nie mają dużej mocy przerobowej, co oznacza, że są energooszczędne. Ich kompaktowe wymiary nie zajmują zbyt wiele miejsca w pomieszczeniach biurowych. Niszczarki zgodne z RODO pozwalają na utylizację dokumentów firmowych w taki sposób, aby znajdujące się w nich dane, nie były możliwe do odczytania bądź też odtworzenia w inny sposób.
Prawidłowe niszczenie dokumentów w firmie jest obowiązkiem ciążącym na każdym przedsiębiorcy. Dotyczy to zarówno dużych zakładów przemysłowych, jak i jednoosobowej działalności gospodarczej. Utylizacja dokumentów firmowych wymaga przekazania ich do wyspecjalizowanych jednostek, zajmujących się tymi usługami bądź też samodzielnego niszczenia, przy użyciu specjalnego sprzętu.
