Nie wiesz, jak powinno odbywać się bezpieczne, zgodne z prawem i obowiązującymi normami niszczenie dokumentów? Nie masz pojęcia, jak zabrać się uporządkowanie biura i archiwum? Przewertowałeś oferty firm profesjonalnie niszczących dokumentację i zastanawiasz się nad skorzystaniem z usług jednej z nich, jednak nie jesteś przekonany, czy rozwiązania, jakie oferuje sprawdzą się na Twoim własnym podwórku? Przygotowaliśmy dla Ciebie listę pytań, które powinny Ci nieco pomóc w podjęciu tej decyzji. Przeanalizuj poniższe punkty, a będziesz wiedział, czy w Twoim przedsiębiorstwie niezbędna jest pomoc firmy outsourcingowej mobilnie niszczącej dokumenty.
Jakie ilości dokumentów przetwarzasz każdego dnia?
Odpowiadając na to pytanie, skup się przede wszystkim na dokumentacji bieżącej, niezbędnej do załatwienia konkretnych procesów w Twojej firmie (wydruki maili, raporty, projekty, notatki pracownicze, poczta) oraz na dokumentacji, którą archiwizujesz zgodnie z wymogami polskiego prawa (dokumenty kadrowo-płacowe, pracownicze, dokumentacja finansowa i medyczna, sprawozdania dotyczące prowadzonej działalności, stanu technicznego wynajmowanych obiektów, realizacji zadań i projektów). Jeśli nie potrafisz oszacować tych liczb, prawdopodobnie dokumentacja wymknęła Ci się spod kontroli i powoli zapełnia szuflady, szafki, magazyny, archiwum lub inne przestrzenie Twojego biura. Prędzej czy później będziesz musiał zrobić z nią porządek.
Czy niszczysz dokumentację biurową?
To fundamentalne pytanie. Jeśli nie niszczysz dokumentów, powinieneś natychmiast zacząć! Wyrzucanie dokumentacji to przestępstwo, za które mogą Cię czekać kary grzywny lub postępowanie karne. Wyrzucanie dokumentacji do kosza naraża Cię także na wyciek tajnych lub poufnych informacji przedsiębiorstwa, które mogą doprowadzić do strat wizerunkowych i materialnych. Spadek zaufania wobec przedsiębiorcy grozi utratą lub odejściem klientów do konkurencji, a brak klientów skutkuje najczęściej obniżeniem dochodów. Prawidłowe niszczenie dokumentów może odbywać się na dwa sposoby: poprzez niszczarki biurowe lub poprzez firmę zewnętrzną.
Czy posiadasz odpowiednie zaplecze do prawidłowego niszczenia dokumentów?
Prowadzisz firmę, zatrudniasz pracowników, starasz się dbać o bezpieczeństwo informacji. Jednakże samo wymuszanie na pracownikach przestrzegania zasad RODO czy zachowania tajemnic przedsiębiorstwa nie odniesie sukcesu, jeśli nie dostarczysz im ku temu podstawowych narzędzi. Osoby zatrudnione powinny być okresowo szkolone z zagadnienia bezpieczeństwa informacji, RODO i prawidłowego przetwarzania dokumentów, aby miały świadomość, że dokumenty powinno się niszczyć, a nie wyrzucać. Ciężar niszczenia spoczywa również na Tobie – jeśli firma nie jest wyposażona w niszczarki biurowe, nie wymagaj od pracowników, aby niszczyli dokumentację. To zwyczajny absurd. Wyposaż biuro w niszczarki, przeszkól pracowników, a jeśli z jakichś powodów nie wchodzi to w grę, zostaje Ci tylko firma zewnętrzna, która będzie cyklicznie niszczyć dokumenty za Ciebie.
Nie wiesz, jak zniszczyć dyski twarde lub inne nośniki danych?
Posiadasz sporo cyfrowej dokumentacji znajdującej się na dyskach twardych lub elektronicznych nośnikach danych? Są to sprzęty przestarzałe lub wymagające wymiany z takiego, czy innego powodu, a Ty nie wiesz jak powinieneś postąpić w takiej sytuacji: wyrzucić, oddać na złom, a może rozmontować i sprzedać na części? Absolutnie nie! Nigdy nie wiesz, kto poprzez takie działania uzyska dostęp do Twoich starych sprzętów, a co za tym idzie do zapisanych na nich dokumentów! Wszelkie elektroniczne nośniki danych powinny być niszczone w taki sposób, aby niemożliwe było odczytanie zawartych na nich informacji. Oznacza to, że jedyne wyjście z tej sytuacji, to skorzystanie z usług firmy kompleksowo niszczącej dokumenty i nośniki danych, która dokona bezpiecznego i zgodnego z prawem procesu utylizacji Twoich sprzętów.
Źródło: Essi – niszczenie i utylizacja dokumentów